مقدمه
سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند
بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت
اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را
تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند
چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در
اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه
های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و
برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود.
واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده
دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف
خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره
فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و
اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های
صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال
نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان
سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می
گردد.